Основные задачи отдела.
Основными задачами отдела являются:
Управление архивным делом в Новгородском муниципальном районе.
Реализация полномочий в области архивного дела, направленных на хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных фондов и архивных документов.
Решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, Новгородской области, иных муниципальных образований.
Реализация государственных полномочий в следующем объеме:
Хранение, учет и использование архивных документов, относящихся к областной собственности, хранящихся в муниципальном архиве.
Оказание методической и практической помощи архивам организаций-источников комплектования по вопросам хранения, комплектования, учета и использования архивных документов;
содействие организациям частной и иных форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов.
Функции отдела.
В соответствии с основными задачами отдел выполняет следующие функции:
Разрабатывает программы и основные направления развития архивного дела в Новгородском муниципальном районе, организует их реализацию и отчитывается об их выполнении в установленном порядке.
Участвует в реализации федеральных и областных целевых программ развития архивного дела в части муниципального образования.
Готовит проекты постановлений и распоряжений Администрации муниципального района по вопросам обеспечения сохранности, учета, комплектования и использования документов, вносит на рассмотрение Администрации Новгородского муниципального района предложения по развитию архивного дела.
Готовит предложения о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, Новгородской области, иных муниципальных образований.
Составляет и после согласования с органом управления архивным делом Новгородской области, представляет на утверждение Администрации муниципального района списки юридических и физических лиц – источников комплектования архива, списки возможных источников комплектования архива, проводит систематическую работу по их уточнению.
Включение в указанные списки негосударственных организаций, а также граждан, осуществляется на основании договора.
Заключает от имени Администрации Новгородского муниципального района соответствующие договоры с собственником или владельцем архивных документов.
Осуществляет отбор и прием на хранение:
документов Архивного фонда области;
документов по личному составу, архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, органов местного самоуправления, муниципальных и негосударственных организаций, ликвидированных без правопреемников, действовавших на территории муниципального образования.
Разрабатывает и реализует мероприятия по сбору и приему документов личного происхождения, неофициального и краеведческого характера с использованием возможностей школьного исторического краеведения;
Обеспечивает хранение:
архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, относящихся к муниципальной собственности, входящих в состав Архивного фонда области, образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления и муниципальных организаций;
архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, поступивших на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения;
документов временного хранения, в том числе по личному составу, на различных видах носителей ликвидированных организаций всех форм собственности, действовавших на территории муниципального образования;
архивных документов частной и иных форм собственности, хранящихся на договорной основе;
печатных, аудиовизуальных и других материалов, отражающих прошлое и настоящее муниципального района;
учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности отдела.
Ведет учет архивных фондов и архивных документов, принятых в архив, в том числе в автоматизированном режиме, представляет в установленном порядке учетные данные в архивное управление области в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации.
Проводит в установленном порядке экспертизу ценности и научное описание документов, хранящихся в архиве, в том числе фотодокументов.
Взаимодействует с делопроизводственными, архивными и экспертными службами организаций-источников комплектования архива в целях формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда области, находящихся на временном хранении.
Ведет в установленном порядке учет документов Архивного фонда области, находящихся на временном хранении в организациях-источниках комплектования архива.
Рассматривает инструкции по делопроизводству, положения об архивах, экспертных комиссиях и номенклатуры дел организаций-источников комплектования архива.
Рассматривает описи дел постоянного хранения организаций-источников комплектования муниципального архива.
Рассматривает описи дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в муниципальный архив в связи с ликвидацией организации.
Изучает и обобщает практику работы архивов организаций, распространяет их положительный опыт;
Оказывает методическую и практическую помощь работникам архивов организаций-источников комплектования архива по отбору документов в состав Архивного фонда области и подготовке их к передаче на постоянное хранение, по упорядочению документов по личному составу, ведению учета документов архива организаций, подготовке нормативных и методических документов по вопросам архивного дела.
Разрабатывает и реализует мероприятия по улучшению работы и повышению квалификации работников архивов организаций-источников комплектования, проводит совещания, семинары, консультации по вопросам архивного дела.
Информирует Администрацию Новгородского муниципального района и орган управления архивным делом Новгородской области, о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в организациях-источниках комплектования муниципального архива, других нарушениях законодательства Российской Федерации в сфере архивного дела.
Информирует органы местного самоуправления Новгородского муниципального района, иные организации, расположенные в границах муниципального образования, о составе и содержании документов, хранящихся в муниципальном архиве по актуальной тематике, готовит документальные выставки, материалы для средств массовой информации, краткие справочники по фондам архива, встречи с общественностью.
Исполняет социально-правовые и иные запросы юридических и физических лиц, выдаёт архивные справки, заверенные копии и выписки из документов, рассматривает заявления, предложения и жалобы, проводит приём граждан по вопросам поиска документов в архивах и организациях района, в том числе по личному составу.
Организует работу пользователей архивными документами в читальном зале архива.
Создаёт и совершенствует научно-справочный аппарат к документам архива, архивные справочники о составе и содержании документов, картотеку по истории учреждений района, исторические справки, в том числе автоматизированные, информационно-поисковые системы и базы данных.
Готовит для Администрации Новгородского муниципального района предложения о поощрениях работников отдела, архивов организаций, иных физических и юридических лиц, внесших значительный вклад в развитие архивного дела, краеведения на территории муниципального образования.
Организует проведение экспертизы ценности, комплектование, хранение, учет и использование архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности отдела.